Planen Sie Ihre Projektressourcen, um zu verhindern, dass Ihnen die Hände ausgehen!

Jedes Projekt benötigt Ressourcen, die zu seiner Durchführung und letztlich zu seinem Erfolg beitragen. Erfolgreiches Projektmanagement bedeutet, dass die verschiedenen Projektressourcen effizient gesteuert werden. Diese sollten so früh wie möglich festgelegt werden, idealerweise vor dem eigentlichen Projektstart.

☝️ In der Küche kann man sich nicht vorstellen, mit der Zubereitung eines Rezepts zu beginnen, ohne zu wissen, welche Utensilien und Zutaten einem zur Verfügung stehen. Im Projektmanagement ist es ähnlich: Sie müssen sicherstellen, dass Sie die Ressourcen nutzen, die für den reibungslosen Ablauf des Projekts erforderlich sind, und diese optimal verwalten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Projektressourcen bestimmen, ihren Einsatz planen und nachverfolgen können .

Die verschiedenen Arten von Projektressourcen

Eine Ressource ist eine materielle oder immaterielle Einheit, die für die Durchführung einer Aufgabe genutzt wird. Welche Ressourcen sind an der Durchführung eines Projekts beteiligt? Sie lassen sich in folgende Kategorien unterteilen:

• Humanressourcen,
• materielle Ressourcen,
• Finanzielle Ressourcen,
• Zeitressourcen.

Die menschlichen Ressourcen

Diese Ressourcen werden auch als " Arbeitsressourcen" bezeichnet und sind die wichtigsten Ressourcen, da sie die Arbeit ausführen. Sie umfassen sowohl Einzelpersonen als auch Gruppen von Einzelpersonen und juristische Personen und tragen dazu bei, die Aufgaben auszuführen, die für den reibungslosen Ablauf und die Durchführung des Projekts erforderlich sind.

Darüber hinaus werden die Humanressourcen durch kognitive Ressourcen ergänzt, da sie über das Wissen und Können verfügen (technische Fähigkeiten und Kenntnisse, Fachkenntnisse usw.).

Die Projektleiterin oder der Projektleiter ist dafür verantwortlich, ein kompetentes, multidisziplinäres Team zusammenzustellen, das über die für die Durchführung des Projekts erforderlichen Erfahrungen und Qualifikationen verfügt.

Sie können intern oder extern rekrutiert werden und während der gesamten Dauer des Projekts oder punktuell tätig werden.

Materielle Ressourcen

Zu den materiellen Ressourcen gehören Rohstoffe und Materialien, Maschinen, Werkzeuge, Geräte, Software, Räumlichkeiten etc. Sie umfassen sowohl Ressourcen, die das Unternehmen bereits besitzt, als auch solche, die es für die Durchführung des Projekts kauft oder mietet.

Dabei kann es sich um Güter handeln, die für die Durchführung des Projekts vorübergehend zur Verfügung gestellt werden und später wieder genutzt werden können, aber auch um Verbrauchsgüter, von denen eine bestimmte Menge verwendet werden kann und die pro Stück kosten.

💡 Beispielsweise werden die verbrauchten Waren oder die verarbeiteten Rohstoffe nicht für eine neue Verwendung zur Verfügung stehen. Es muss festgelegt werden, wie viel in diese Ressourcen investiert werden soll, und zwar in Bezug auf das Budget, die Fristen wie auch die gewünschte Qualität.

Die finanziellen Ressourcen

Die finanziellen Ressourcen entsprechen dem Projektbudget, das vor dem Start vom Auftraggeber des Projekts festgelegt wird.

Jedes Projekt ist mit Kosten verbunden und erfordert daher eine Finanzierung.

Sie dienen der Finanzierung von :

• die personellen und materiellen Ressourcen des Projekts, womit in der Regel die Bezahlung der Projektbeteiligten abgedeckt wird,
• den Kauf von materiellen Ressourcen oder deren Miete,
• und andere Kosten, wie z. B. Reisekosten.

Die zeitlichen Ressourcen

Dies entspricht den Zeiträumen, die für die Erfüllung jeder Aufgabe festgelegt wurden. Die Dauer einer Aufgabe hängt von den geplanten und verfügbaren Personalressourcen ab.

☝ Diese Ressourcen sind nicht unerschöpflich: Sie haben Grenzen, weshalb es wichtig ist, sie gut zu verwalten, um Ihre Ziele zu erreichen.

Warum ist es unerlässlich, die für Ihr Projekt benötigten Ressourcen zu ermitteln?

Ein Projektleiter geht nie blindlings vor. Wenn Sie von Anfang an wissen, welche Ressourcen Sie benötigen, legen Sie den Grundstein für den Erfolg des Projekts. Ohne diese klare Vision kann es schnell passieren, dass Ihr Projektteam ohne Ruder segelt. Und das führt zu Verzögerungen, Mehrkosten und schlecht verteilter Arbeitslast.

👉 Wenn Sie Ihre personellen, materiellen und finanziellen Ressourcen sowie Ihre Zeitressource identifizieren, können Sie unvorhergesehenen Ereignissen vorgreifen. Sie wissen dann, wer was, womit und in welchem Zeitraum macht. Das sorgt auch für mehr Gelassenheit bei jedem Teammitglied und weniger Stress = mehr Effizienz. In Unternehmen spricht man von der optimalen Nutzung der verfügbaren Mittel. Und im wirklichen Leben? Es geht einfach darum, nicht fünf Minuten vor einer Schlüsselpräsentation einem Beamer hinterherzulaufen.

Kurz gesagt: Es ist ein wichtiger Durchgang, um Ihr Projektmanagement im Griff zu behalten und Ihre Ziele in konkrete Ergebnisse umzusetzen.

Wie ermitteln Sie die für Ihr Projekt benötigten Ressourcen?

Schätzen Sie den Ressourcenbedarf so genau wie möglich, indem Sie sich auf die obige Ressourcentypologie beziehen. Dazu werden Sie alle für das Projekt erforderlichen Ressourcen ermitteln, sowohl interne als auch externe, sowie menschliche, materielle und finanzielle Ressourcen.

Dieser Schritt ist nicht selbstverständlich, denn er erfolgt vor dem Start des Projekts, zu einem Zeitpunkt, an dem noch Ungewissheit darüber herrscht, wie das Projekt ablaufen wird.

• Hier kann es sinnvoll sein, auf Ihre eigenen Erfahrungen im Projektmanagement zurückzugreifen oder die Aufzeichnungen Ihrer Organisation über ähnliche erfolgreiche Projekte wie das Ihre zu Rate zu ziehen, um sich von den Erfahrungen der Vergangenheit inspirieren zu lassen.
• Vernachlässigen Sie nicht die Abstimmung mit Ihrem Projektteam. Jedes Mitglied kann eine konkrete Vorstellung von den Bedürfnissen und Einschränkungen in seinem Bereich einbringen. Dieser kollaborative Ansatz verringert das Vergessen und verbessert die Genauigkeit der Schätzungen.
• Denken Sie auch daran, die Abhängigkeiten zwischen Ihren Aufgaben zu analysieren. Manche erfordern spezielle Fähigkeiten oder Materialien, die nur in einem bestimmten Zeitraum verfügbar sind. Diese Voraussicht wird Ihnen Blockaden während der Durchführung ersparen.
• Schätzen Sie schließlich das Gesamtbudget , das mit diesen Ressourcen verbunden ist . Berücksichtigen Sie dabei die direkten Kosten (Gehälter, Käufe, Mieten) und die indirekten Kosten (Ausbildung, Wartung, Unvorhergesehenes). Eine realistische Schätzung ist ein Schlüsselhebel, um die Planung zu optimieren und den Erfolg des Projekts zu sichern .

🛠️ Teamleader ist ein umfassendes CRM für Agenturen, Kleinstunternehmen und KMUs im Digital- und Medienbereich, das eine optimale Überwachung der Schlüsselressourcen eines Projekts bietet. Die moderne und ergonomische Benutzeroberfläche ermöglicht es, Mitarbeiter hinzuzufügen, den Fortschritt ihrer Aufgaben zu verfolgen, alle zusätzlichen Informationen zur Projektentwicklung bereitzustellen und effizient zu kommunizieren, um die Effizienz zu steigern.

Wie plant und verwaltet man die Ressourcen eines Projekts?

Die Planung von Ressourcen ist einer der Erfolgsfaktoren eines Projekts. Sie ist im weiteren Sinne im Projektmanagement verankert, das unter anderem Folgendes umfasst :

• die Planung der einzelnen Aufgaben und ihrer Gesamtdauer,
• die Ermittlung der erforderlichen Ressourcen,
• die Zuweisung der Aufgaben an die einzelnen Ressourcen (entsprechend ihren Profilen und Kompetenzen),
• die Erstellung des vorläufigen Budgets usw.

Das Ganze wird vom Projektmanager orchestriert, der dafür sorgen muss, dass das Projekt rentabel ist und die Fristen eingehalten werden.

Erstellen Sie einen Ressourcenplan.

Der Zeitplan stellt die Organisation und Ihren Bedarf an Ressourcen, seien es Menschen, Materialien oder Finanzen, über einen bestimmten Zeitraum visuell dar.

Das Erstellen eines Ressourcenplans hilft Ihnen dabei, zu wissen, welche Ressourcen Sie wann nutzen sollten.

Sie können z. B. das Gantt-Diagramm zur Planung Ihres Projekts verwenden: So sehen Sie, wie die Ressourcen den Aufgaben und der Zeit zugeordnet werden und welche Konflikte es bei der Ressourcenzuweisung geben könnte.

🔎Das ist übrigens genau das, was monday.com über seine weitreichenden Funktionen zur Verwaltung von Projektressourcen bietet. Mithilfe von anpassbaren, sofort einsatzbereiten und in Echtzeit aktualisierten Tabellenvorlagen können Sie die Zuweisung, Arbeitsbelastung und Verfügbarkeit jedes einzelnen Mitarbeiters problemlos visualisieren. Fügen Sie je nach Bedarf Spalten hinzu : Geräte, Vermögenswerte, Mitarbeiter… und passen Sie Ihr Management entsprechend an!

Führen Sie ein Ressourcenmonitoring durch.

Um eine Situation zu bewerten und die notwendigen Entscheidungen zu treffen, sollten Sie am besten Leistungsindikatoren oder KPIs (Key Performance Indicators) verwenden.

Vergleichen Sie mithilfe dieser Indikatoren die “Planung” mit der “Umsetzung” auf mehreren Ebenen:

• Humanressourcen: Wie hoch ist die Ressourcenproduktivität?

Berechnungsbeispiel : Anzahl der JH (Manntage), die einer Aufgabe zugewiesen wurden, multipliziert mit dem Prozentsatz, zu dem diese Aufgabe erledigt wurde.

• Materielle Ressourcen: Wie hoch ist die Verfügbarkeit oder Kapazität einer bestimmten Ausrüstung?

Berechnungsbeispiel: Anzahl der geplanten Arbeitsstunden an einer Ausrüstung im Verhältnis zur Anzahl der verfügbaren Stunden der Ausrüstung = Ausrüstungsauslastung.

• Finanzielle Ressourcen: Wie hoch sind die aktuellen Kosten meines Projekts? Halten sie das zugewiesene Budget ein?

Rechenbeispiel: Addieren Sie alle Ausgaben, die bis zum Zeitpunkt T für das Projekt aufgewendet wurden.

Vergleichen Sie dann die erzielten Ergebnisse mit dem, was ursprünglich geplant war, und treffen Sie je nach Situation die richtigen Entscheidungen, sei es in Bezug auf die Einhaltung der Fristen oder die Ausschöpfung des Budgets.

💡 Gute Nachrichten: Die Ressourcenverfolgung ist eine Tätigkeit, die dank der Entwicklung spezieller Software zunehmend digitalisiert wird. Es gibt sogar Lösungen, die auf bestimmte Branchen zugeschnitten sind, wie z. B. das Baugewerbe, das auf eigene Probleme im Zusammenhang mit der Mobilität bestimmter Ressourcen stößt.

🛠️ Traxxeo z. B. gewährleistet eine intelligente Verfolgung aller Baustellenressourcen (Menschen, Fahrzeuge, Maschinen, Werkzeuge usw.). Es erleichtert also den Informationsaustausch zwischen den verschiedenen Beteiligten und ermöglicht eine höhere Produktivität bei der Ausführung von Operationen (z. B. Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung).

Risiken voraussehen und Unvorhergesehenes bewältigen.

Jedes Projektmanagement ist mit Unwägbarkeiten verbunden. Sowohl Einschränkungen als auch Risiken können den reibungslosen Ablauf des Projekts beeinträchtigen. Es wird daher dringend empfohlen, sich auf alle Eventualitäten vorzubereiten:

• Wie reagieren Sie, wenn eine Maschine ausfällt?
• Was ist zu tun, wenn ein Mitarbeiter das Projekt verlässt?
• Was ist zu tun, wenn einer der Lieferanten bankrott geht?
• Wie geht man mit einem möglichen Wassereinbruch in den genutzten Räumlichkeiten um?

Wenn solche Situationen eintreten, wird es die Schwierigkeiten, die dem Projekt schaden können, eindämmen, wenn man bereits im Vorfeld über Lösungen nachgedacht hat.

☝ Insbesondere bei den Humanressourcen sollten Sie versuchen, eine potenzielle Fluktuation zu antizipieren: Planen Sie bei jedem Ausscheiden eine Übergabe an den/die Nachfolger/in und erleichtern Sie so die Übernahme der Stelle. Noch besser: Führen Sie eine Liste mit Personen, die einen Mitarbeiter nach einem ungeplanten Ausscheiden oder einer längeren Krankheit ersetzen oder das Team bei Arbeitsüberlastung verstärken könnten.

Die Bedeutung der Steuerung der Humanressourcen

Wir interessieren uns hier besonders für die Steuerung der Humanressourcen, da diese Ressourcen bei der Durchführung eines Projekts und ihrer Verwaltung von zentraler Bedeutung sind.

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Zusammenstellung des Projektteams

Ein Projektteam ist eine wichtige Ressource für den Projektfortschritt: Es erledigt die Aufgaben, die für den erfolgreichen Abschluss des Projekts notwendig sind, und hält sich dabei an das Budget und den Zeitplan.

Noch bevor Sie das Team zusammenstellen, sollten Sie folgende Schritte befolgen:

1. vorab alle Aufgaben auflisten, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind ;
2. eine Liste aller Fähigkeiten und Kenntnisse erstellen, die für die Durchführung der Aufgaben erforderlich sind, sei es im technischen oder im Managementbereich ;
3. schließlich die Mitglieder des Projektteams einstellen: Sie können auf bereits intern vorhandene Ressourcen zurückgreifen (je nach Verfügbarkeit) oder eine externe Rekrutierung vorsehen.

In jedem Fall ist es von entscheidender Bedeutung, dass der Projektleiter die Kompetenzen der künftigen Mitglieder berücksichtigt, aber auch ihre Motivation und Bereitschaft, sich in das Projekt einzubringen.

Zuweisung von Aufgaben und Verwaltung von Belastungen

Um Aufgaben zuzuweisen, müssen Sie die Verfügbarkeit der einzelnen Ressourcen innerhalb des für dieses Projekt zusammengestellten Teams bestätigen und die Rollen und Verantwortlichkeiten verteilen.

💡 Dazu können Sie das Dokument übernehmen, in dem die erforderlichen Kompetenzen nachvollzogen werden, und so Ihren Personalmanagementplan erstellen.

Ziel ist es, die Arbeit so zuzuteilen, dass die Auslastung der Ressourcen optimiert wird. Das Antizipieren von Belastungen wird Ihnen helfen, spätere Blockaden zu vermeiden. Eine Projektmanagementsoftware bietet die Möglichkeit, diesen Vorgang zu automatisieren. Die Lösung von Microsoft Project Online (MS Project) ist im Projektmanagement sehr bekannt, aber es gibt ebenso leistungsfähige Alternativen, die vielleicht besser auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind :

• 🛠️ Um die Auslastung zu optimieren, bietet die Software Planisware Orchestra ihrerseits eine zentrale Überwachung der Verfügbarkeiten jeder Person und maximiert automatisch den Auslastungsplan der Ressourcen.
• 🛠️ Sciforma ist beispielsweise ein sehr umfassendes und flexibles Tool, das auf die Problematik des Ressourcenmanagements eingeht. Es ermöglicht die Anpassung der Ressourcenzuweisung, um die Arbeitslast auszugleichen und besser zu verteilen.

Überwachung der Nutzung von Humanressourcen

Es ist wichtig, die Ressourcennutzung regelmäßig im Rahmen einer Nachbesprechung, durch die Verfolgung von KPIs oder ganz einfach mithilfe des Personalkalenders zu überprüfen. Dieses Dokument kann bestimmte Probleme der Überallokation von Ressourcen aufdecken, wie z. B. die gleichzeitige Bearbeitung zu vieler Aufgaben.

Eine Softwarelösung macht die Ressourcenzuweisungen sichtbar und ermöglicht es Ihnen, die Nutzung und die Kapazitäten der Teammitglieder zu überwachen.

🛠️ Project Monitor z. B. verhindert Konflikte bei der Ressourcennutzung durch eine Echtzeitanzeige der Ressourcenverfügbarkeit und der voraussichtlichen Zuweisungen.

Schaffung einer guten Teamatmosphäre

Das Projektteam zu leiten ist wahrscheinlich die heikelste Aufgabe des Projektleiters. Er hat nicht nur die Aufgabe, alle Projektbeteiligten zu führen, sondern muss auch für eine gute Atmosphäre in seinem Team sorgen. Er muss ein Klima des Vertrauens schaffen und die Unterstützung der Mitarbeiter untereinander fördern.

Das Ziel eines guten Ressourcenmanagements ist es, das Team motiviert zu halten und gleichzeitig jeden Einzelnen dazu anzuregen, so produktiv wie möglich zu sein. Dies geschieht durch eine optimierte Verwaltung der Arbeitsbelastung und der Unwägbarkeiten, während man gleichzeitig ein offenes Ohr für die Ansprüche jedes Einzelnen hat.

Fiktive Fallstudie zur Ermittlung von Projektressourcen.

Angenommen, ein Projektmanager muss eine Fachmesse organisieren, um eine neue Produktreihe zu bewerben. 🎯 Das Ziel: 500 Besucher anziehen und 200 qualifizierte Leads generieren. Eine echte Herausforderung … aber mit dem richtigen Ressourcenmanagement zu bewältigen.

• Humanressourcen: Der Projektleiter stellt ein Projektteam aus sechs Mitgliedern zusammen. Zwei sind der Kommunikation und dem Marketing gewidmet, zwei der Logistik, einer der Betreuung der Anmeldungen und einer dem Berichtswesen.
• Materielle Ressourcen: Miete für einen 50 m² großen Stand, Möbel, audiovisuelles Material, gedruckte und digitale Kommunikationsmittel sowie ein Bestand an Produktmustern. Jedes Element ist mit seiner Verfügbarkeit und seinem Lieferanten aufgelistet.
• Finanzielle Ressourcen: Es wird ein Budget von 25 000 € bereitgestellt. Es deckt die Miete, die Kommunikation, die Reisen des Teams und einen Fonds für unvorhergesehene Ausgaben (10 % des Gesamtbudgets). Dieser Spielraum ermöglicht es, Notfälle zu bewältigen, ohne den Erfolg des Projekts zu gefährden .
• Zeitliche Ressourcen: Das Projekt erstreckt sich über vier Monate. Es wird ein genauer Zeitplan mit Schlüsselmeilensteinen erstellt: Validierung des Konzepts, Reservierung des Standes, Start der Kommunikationskampagne, Aufbau und dann Durchführung der Veranstaltung.

👉 Dank einer sorgfältigen Ermittlung der benötigten Ressourcen von Anfang an vermeidet das Projektteam größere Unwägbarkeiten, hält die Fristen ein und hat die Kosten im Griff. Am Tag X läuft alles nach Plan und https://www.appvizer.fr/operations/gestion-ressources/floatles Besucher gehen mit einem Lächeln und einer Tasche voller Proben nach Hause.

Tools, die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Projektressourcen helfen.

Float

Float ist ein von Projektmanagern sehr geschätztes Werkzeug zur Planung von Personal- und Materialressourcen.

Seine visuelle Benutzeroberfläche ermöglicht es Ihnen, jedem Teammitglied schnell Aufgaben zuzuweisen und die Arbeitsbelastung in Echtzeit anzuzeigen.

Sie können nach Projekten, Mitarbeitern oder Kompetenzen filtern , was die optimale Nutzung Ihrer Mittel erleichtert.

Als kleines Extra ist die Verwaltung von Abwesenheiten integriert, um Doppelarbeit oder Engpässe zu vermeiden.

Scoro

Scoro ist eine All-in-One-Plattform für das Projekt- und Ressourcenmanagement. Sie zentralisiert die wichtigsten Informationen :

• Budget,
• Aufgaben,
• Termine,
• Nutzung der Ressourcen,
• Verfolgung der Kosten jeder Aktivität.

Mithilfe der anpassbaren Dashboards kann ein Projektmanager im Handumdrehen den Fortschritt verfolgen, Blockadepunkte erkennen und die Planung anpassen. Es ist der Verbündete von Teams, die zwischen mehreren Projekten jonglieren und einen klaren Überblick behalten müssen.

Adobe Workfront

Adobe Workfront positioniert sich als umfassendes Steuerungswerkzeug, das sich ideal für große Projektteams eignet. Es ermöglicht die Verwaltung von :

• die Zuweisung von Ressourcen,
• Aufgaben im Detail zu verfolgen,
• dank integrierter Kommunikationsabläufe effizient zusammenzuarbeiten.

Automatisierte Berichte bieten einen genauen Überblick über die Nutzung von Personal-, Material- und Finanzressourcen. Es ist eine strategische Wahl für Unternehmen, die eine robuste Lösung suchen, die sich in andere Tools wie die Adobe Suite oder CRMs integrieren lässt.

Die Kontrolle über Ihre Projektressourcen: der Schlüssel zu einem stressfreien Erreichen des Ziels.

Die Verwaltung von Ressourcen ist für jedes Projekt von entscheidender Bedeutung und muss bereits vor dem Projektstart berücksichtigt werden. Planung, Verwaltung von Verfügbarkeiten und Zuweisungen sowie die Optimierung von Ressourcen gehören zu den Schlüsselfaktoren für den Erfolg eines Projekts.

Spezielle Softwarelösungen ermöglichen es, diese Gleichungen auf reibungslose und automatisierte Weise zu lösen. Ihre auf Projektmanager zugeschnittenen Funktionen tragen auch dazu bei, die Produktivität Ihrer Teams durch eine gerechte Verteilung der Arbeitslast und die Vereinfachung bestimmter Aufgaben zu steigern .

Sie sind nun darauf vorbereitet, aufkommende Probleme vorauszusehen und schneller und effizienter zu handeln, um sie zu lösen.

Und wie verwalten Sie Ihre Projektressourcen? Zögern Sie nicht, Ihre Tipps und Tricks mit uns zu teilen, damit Ihr Management immer besser wird!