Die Arbeitsbesprechung (oder das Meeting) bestimmt unseren Arbeitsalltag. Und das aus gutem Grund! Sie ist für den reibungslosen Ablauf der Geschäftstätigkeit und die Verwaltung von Projekten im Unternehmen unerlässlich.
Dennoch halten viele Menschen die meisten Besprechungen für überflüssig und sehen sie als Zeitverschwendung an. So berichtet eine Zippia-Umfrage, dass 65 % der Arbeitnehmer häufige Meetings als schädlich für die Erfüllung ihrer Aufgaben bezeichnen.
Was sind also die Schlüssel zu einer erfolgreichen Teambesprechung? Welche bewährten Methoden können Sie anwenden, um den Sinn des Meetings zu verbessern?
Entdecken Sie, wie Sie ein effektives Teammeeting organisieren und durchführen können, mit Hilfe von Ratschlägen und cleveren Tools.
Wann und warum sollte man ein Arbeitstreffen organisieren?
Ein Arbeitstreffen ist nur dann notwendig, wenn ein Bedarf an Austausch besteht und eine Gruppendynamik erforderlich ist.
☝️ Wenn es sich nicht um einen Ausnahmefall handelt, sollten Sie daher vermeiden, ein Meeting mit dem Ziel zu organisieren, Informationen “von oben nach unten” weiterzugeben. In diesem Fall kann eine einfache E-Mail ausreichen.
Sie sollten sich im Vorfeld genau überlegen, welche Ziele Ihr Treffen haben soll. Es ist zwar offensichtlich, aber fragen Sie sich immer: “Zu welchem Zweck soll ich meine Mitarbeiter zusammenbringen? “. Ohne diese Vorüberlegungen laufen Sie Gefahr, dass alle Beteiligten viel Zeit verlieren.
Die Ziele des Treffens können unterschiedlicher Natur sein:
- einen Aktionsplan aufstellen ;
- eine Abteilung neu organisieren ;
- die Arbeitsmethoden neu organisieren ;
- einen neuen Mitarbeiter begrüßen ;
- Projekte koordinieren ;
- verhandeln usw.
Wenn Sie Ihr Ziel klar definiert haben, können Sie besser einschätzen, in welche Richtung Ihr Arbeitstreffen gehen soll und welcher Typ es sein wird.
Die verschiedenen Arten von Arbeitstreffen
Der Inhalt des Treffens bestimmt seinen Typ. Hier sind die gängigsten.
Das Abteilungs- oder Review-Meeting
Hierbei handelt es sich um ein regelmäßiges, oft wöchentliches Treffen, bei dem ein Team eine Bestandsaufnahme der laufenden Projekte, der erledigten Aufgaben und möglicher Blockaden vornimmt.
Die Dienstbesprechung oder Revue fördert dann den Austausch zwischen den Mitgliedern mit dem Ziel, die Koordination zu stärken und die Prioritäten aufeinander abzustimmen.
Das Informationsmeeting
Eine Informationsveranstaltung ist weniger partizipativ und wird abgehalten, wenn die Geschäftsleitung über wirklich wichtige Dinge informieren muss (neue Organisation, Kurswechsel, Übernahme usw.).
Fragen Sie sich vor der Durchführung immer, ob die Informationen nicht auf andere Weise, z. B. per E-Mail, übermittelt werden können.
Krisensitzung oder Problemlösungssitzung
Ein Krisentreffen wird als Reaktion auf eine plötzliche Schwierigkeit, z. B. einen betrieblichen Zwischenfall, einberufen und dient dazu, eine komplizierte Situation zu deblockieren, Konflikte zu lösen, Kommunikationsprobleme zu beheben etc.
Dabei handelt es sich um eine heikle Übung, bei der es wichtig ist, gut zuzuhören, um Spannungen abzubauen.
Brainstorming oder Brainstorming
Dies ist das Kreativitätsmeeting schlechthin!
Was ist das Ziel? Es sollen möglichst viele neue Ideen zu einem bestimmten Thema entwickelt werden. Ein gut geführtes Brainstorming kann wirklich innovative Ansätze hervorbringen, die Ihr Geschäft voranbringen.
Wie bereitet man ein Arbeitstreffen vor?
Wählen Sie die richtigen Teilnehmer aus.
Es gibt nichts Frustrierenderes als das Gefühl, Zeit mit einem Arbeitstreffen verschwendet zu haben, für das unsere Anwesenheit nicht erforderlich war.
Deshalb müssen Sie die Teilnehmer rigoros auswählen.
Stellen Sie sich immer die Frage: Welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind für das Erreichen des zuvor festgelegten Ziels unerlässlich?
Achten Sie außerdem darauf, dass Sie frühzeitig die Teilnahmebestätigungen der einzelnen Personen einholen. So können Sie mögliche Abwesenheiten voraussehen und sich entsprechend umorganisieren.
Planen Sie das Treffen effizient
Dann geht es an die Planung. Finden Sie einen Termin, der für alle passt. Und vermeiden Sie nach Möglichkeit Meetings zwischen 14 und 16 Uhr: Wegen der Verdauung ist das Gehirn in dieser Zeit viel weniger aufnahmefähig.
💡 Und wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihre Arbeitstreffen effektiv zu planen, denken Sie an die zahlreichen Softwareprogramme, die diese Aufgabe erleichtern, wie z. B. Doodle.
Wählen Sie einen geeigneten Ort.
Genauso wie Sie ein passendes Zeitfenster gewählt haben, sollten Sie auch auf einen geeigneten Ort für Ihr Meeting achten. Er sollte genügend Platz für alle Teilnehmer bieten.
Wir empfehlen Ihnen auch, blinde Räume zu meiden, da künstliches Licht das Gehirn viel stärker ermüdet als Tageslicht.
Natürlich ist es auch möglich, per Videokonferenz zu arbeiten. Voraussetzung ist, dass Sie ein Tool verwenden, das alle notwendigen Funktionen wie z. B. die Bildschirmfreigabe bietet.
Erstellen Sie einen Plan für Ihr Arbeitstreffen
Um ein effizientes und reibungsloses Arbeitstreffen zu organisieren, ist es wichtig, einen Plan zu erstellen.
Der Plan ist so etwas wie ein Vorbereitungsblatt für ein Meeting. Wir empfehlen Ihnen, ihn folgendermaßen aufzubauen:
- Markieren Sie auf Ihrem Dokument Ihre Tagesordnung, d. h. die Liste der Themen, die behandelt, diskutiert, abgestimmt usw. werden sollen. Sie muss zur Erreichung der zuvor festgelegten Ziele führen.
- Ordnen Sie die zu besprechenden Themen nach ihrer Priorität.
- Weisen Sie jeder Phase eine bestimmte Zeit zu. So vermeiden Sie, dass Sie bei einigen Punkten überfordert sind und Ihnen die Zeit für die Bearbeitung der nächsten Punkte fehlt.
- Denken Sie eventuell daran, am Ende des Treffens zusätzliche Zeit für Fragen einzuplanen.
- Vermerken Sie ggf. die Namen der Teilnehmer sowie Ort und Datum des Arbeitstreffens auf Ihrem Dokument.
Beziehen Sie die Teilnehmer mit ein.
In diesem Stadium der Vorbereitung Ihres Treffens und wenn Sie es für nötig halten, beziehen Sie einige Teilnehmer mit ein, um an den zu besprechenden Themen zu arbeiten.
Schicken Sie ihnen dazu Ihre Tagesordnung und nennen Sie ihnen die Themen, bei denen sie im Meeting die Führung übernehmen sollen.
Bereiten Sie die Arbeitsunterlagen und das Material vor.
Nehmen Sie sich schließlich die Zeit, Ihre Arbeitsunterlagen sorgfältig vorzubereiten. Sie sind es, die dafür sorgen, dass das Meeting an Dynamik und Effizienz gewinnt.
💡 Wenn Sie sich auf aussagekräftigere Arbeitsmaterialien stützen möchten, wenden Sie sich an Software für Präsentationen. Prezi zum Beispiel hilft Ihnen dabei, den Unterschied zu machen. Es bietet nämlich dynamische (von Designern erstellte) Vorlagen, die Ihre Präsentationen fesselnder machen.
Überprüfen Sie außerdem immer im Voraus, ob die Materialien, die Sie verwenden wollen, verfügbar und funktionstüchtig sind (Stifte, Flipchart, Verlängerungskabel usw.). Wer hat nicht schon einmal wertvolle Zeit verloren, weil ein Beamer nicht eingeschaltet werden wollte?
Wenn Sie schließlich wissen, dass sich das Meeting in die Länge ziehen könnte, sind Snacks oder Wasserflaschen immer willkommen.
Wie leitet man ein Arbeitstreffen?
Führen Sie das Treffen richtig ein.
Der Einstieg in das Thema ist von großer Bedeutung. Um ihn richtig zu gestalten, müssen Sie :
- pünktlich beginnen ;
- an die Tagesordnung und die Ziele des Treffens erinnern ;
- einen kurzen Überblick über die Rolle jedes Teilnehmers geben und an die Regeln und die Zeit erinnern, die Sie für Ihr Treffen einplanen sollten ;
- Bestimmen Sie eventuell einen Sekretär oder eine Sekretärin, der/die sich Notizen macht (um ein Protokoll zu erstellen) oder sogar die Zeit verwaltet.
Sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf des Treffens
Hat Ihr Arbeitstreffen schon begonnen?
Als Organisator ist es Ihre Aufgabe, auf den reibungslosen Ablauf zu achten, indem Sie die folgenden Tipps befolgen:
- Sorgen Sie dafür, dass das Treffen in die richtige Richtung geht. Dies erreichen Sie, indem Sie die Tagesordnung durchsetzen und die Diskussion in die richtige Richtung lenken;
- Stellen Sie sicher, dass die Redeanteile gerecht verteilt sind und ermutigen Sie alle Teilnehmer zum Sprechen;
- antizipieren und entschärfen Sie Konflikte;
- setzen Sie Arbeitsunterlagen und Moderationsinstrumente sinnvoll ein ;
- fassen Sie zusammen und stellen Sie regelmäßig sicher, dass die Informationen und das Verständnis der Themen von allen Anwesenden richtig erfasst werden;
- wenn Sie diese Rolle nicht delegiert haben, achten Sie auf die Einhaltung des Zeitplans.
Schließen Sie das Treffen ab
Ist es Zeit, Ihre Teamsitzung zu beenden?
Schließen Sie es ab, indem Sie die Diskussionen zusammenfassen und die getroffenen Entscheidungen rekapitulieren. Nehmen Sie sich je nach Bedarf Zeit, um das nächste Treffen zu planen oder sogar den Zweck des Treffens festzulegen.
Schließlich sollten Sie den Teilnehmern des Treffens immer ein Protokoll zukommen lassen. Das Protokoll wird aus Ihren Notizen oder denen Ihres Sekretärs erstellt und fasst die Fortschritte und Schlussfolgerungen zusammen.
10 Tipps, die Sie kennen sollten, um Ihre Arbeitstreffen zu beschleunigen
- Begrenzen Sie die Dauer auf 30-45 Minuten, denn darüber hinaus lässt die Konzentration stark nach.
- Richten Sie eine “meeting-free zone” ein, d. h. Zeitfenster oder Tage, an denen keine Besprechungen stattfinden, um die Arbeit in der Tiefe zu fördern.
- Bitten Sie einen Teilnehmer, die Rolle des konstruktiven Kritikers zu verkörpern, um Gruppenbias zu vermeiden.
- Entscheiden Sie sich für Stehversammlungen. Diese Stand-up-Meetings beleben den Austausch und verkürzen natürlich seine Dauer.
- Wenn bestimmte Punkte nicht für alle relevant sind, erlauben Sie den Teilnehmern, das Treffen zu verlassen, sobald ihr Beitrag beendet ist.
- Bauen Sie Schweigezeiten ein: Diese Minuten der individuellen Reflexion vor der Entscheidungsfindung verbessern die Qualität des Austauschs.
- Messen Sie die Effektivität nach dem Treffen mithilfe einer Mini-Umfrage oder eines anonymen Feedbacks.
- Experimentieren Sie mit dem Format “umgekehrtes Meeting”. Hierbei sehen sich die Teilnehmer die Dokumente vorab an und kommen dann mit Fragen oder Entscheidungen, die sie bestätigen müssen.
- Hängen Sie eine Roadmap oder einen Kanban auf, um in Echtzeit auf Kurs zu bleiben.
- Belohnen Sie effektive Besprechungen. Warum nicht ein “Meeting der Woche” oder eine kleine symbolische Belohnung für die relevantesten Formate einführen?
Was sollte man aus dem Arbeitsmeeting mitnehmen?
Wie wir gesehen haben, ist es durchaus möglich, das Arbeitsmeeting “wiederzubeleben” und es nicht mehr als Zeitverschwendung zu empfinden.
Um sicherzustellen, dass Ihr Meeting einen echten Mehrwert bietet, sollten Sie es gründlich und methodisch vorbereiten.
Denken Sie auch daran, spezielle Software zu verwenden: Sie wird Ihnen helfen, Ihr Meeting zum Erfolg zu führen und die Zusammenarbeit und Dynamik zu steigern. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken!